Ochrona danych oraz wsparcie administracyjne i organizacyjne w codziennym funkcjonowaniu każdej jednostki.

RODO i bieżąca ochrona danych

Sprawdzamy, jak dane są faktycznie zbierane, wykorzystywane, udostępniane i przechowywane. Na tej podstawie ustalamy priorytety oraz pomagamy wdrożyć rozwiązania odpowiednie dla organizacji.

• audyty ochrony danych i praktyk organizacyjnych,
• identyfikacja luk, ocena ryzyk i plan działań naprawczych,
• opracowanie, aktualizacja i uporządkowanie dokumentacji oraz procedur,
• wsparcie we wdrażaniu zasad i przypisaniu odpowiedzialności,
• szkolenia pracowników i kadry zarządzającej,
• bieżące konsultacje oraz obsługa spraw dotyczących ochrony danych w uzgodnionym zakresie.

Pełnienie funkcji IOD

Możemy objąć organizację obsługą inspektora ochrony danych. Przed rozpoczęciem współpracy ustalamy zakres zadań, dostępność, sposób raportowania i zasady kontaktu. Model współpracy uwzględnia niezależność IOD oraz ocenę ewentualnego konfliktu interesów.

Audyt wewnętrzny

Pomagamy ocenić, jak działają procesy, mechanizmy kontroli i zarządzanie ryzykiem w organizacji. Prace opieramy na dokumentach, rozmowach i analizie praktyki działania. Zakres audytu dobieramy do celu zlecenia i charakteru jednostki.

• przegląd procesów, procedur i mechanizmów kontroli,
• identyfikacja słabości organizacyjnych i obszarów ryzyka,
• ocena zgodności praktyki działania z przyjętymi zasadami,
• raport z ustaleniami oraz rekomendacjami usprawnień,
• uzgodnienie priorytetów i sposobu monitorowania działań naprawczych.

Doświadczenie zespołu obejmuje 21 lat pracy Katarzyny Rydz jako audytora wewnętrznego. Przed przyjęciem zlecenia potwierdzamy wymagania dotyczące danego audytu, warunki niezależności i zakres prac.

Wsparcie wykraczające poza RODO

Znajomość organizacji pozwala pomagać także w innych sprawach związanych z jej funkcjonowaniem. Dodatkowe zadania realizujemy jako uzupełnienie stałej obsługi lub odrębny projekt — po uzgodnieniu zakresu, terminu i wynagrodzenia.

Trudności w kontakcie z urzędem? Pomagamy uporządkować sprawę.

Otrzymujesz pismo lub wezwanie i nie wiesz, od czego zacząć? Korespondencja się przedłuża, brakuje dokumentów albo trudno ustalić, co należy zrobić dalej? Zapewniamy praktyczne wsparcie administracyjne: porządkujemy informacje, pomagamy przygotować korespondencję i zaplanować dalsze działania.

• Uporządkowanie sprawy: zbieramy fakty, przeglądamy dotychczasową korespondencję i wskazujemy, jakie informacje lub dokumenty trzeba uzupełnić.
• Pisma i odpowiedzi: pomagamy redagować projekty pism, wniosków, zapytań i wyjaśnień na podstawie przekazanych faktów oraz dokumentów.
• Komunikacja z urzędem: pomagamy jasno opisać problem, sformułować pytania i przygotować się do rozmowy lub spotkania.
• Dokumenty i terminy: tworzymy listę potrzebnych załączników, porządkujemy dokumentację i pomagamy zaplanować zadania oraz pilnować ustalonych terminów.
• Organizacja pracy w firmie: pomagamy rozwiązywać problemy z obiegiem informacji, podziałem odpowiedzialności i koordynacją działań, aby sprawy nie pozostawały bez dalszego biegu.

Możesz zwrócić się do nas z pojedynczą sprawą albo powierzyć nam stałe wsparcie administracyjne. Pracujemy przede wszystkim online; w razie potrzeby uzgadniamy spotkanie na miejscu.

Pomoc administracyjna

Wspieramy bieżącą obsługę dokumentów i spraw: kompletowanie materiałów, porządkowanie korespondencji, ewidencję terminów oraz koordynację obiegu informacji. Zakres może obejmować administracyjną obsługę dokumentacji związanej z postępowaniami przetargowymi.

Procesy, odpowiedzialność i organizacja pracy

Wspieramy rozwiązywanie problemów organizacyjnych: opisujemy przebieg procesów, porządkujemy obieg informacji i dokumentów oraz pomagamy ustalić zadania, odpowiedzialność i kolejność działań.

Zarządzanie ryzykiem

Pomagamy identyfikować i oceniać ryzyka związane z funkcjonowaniem organizacji, określać priorytety oraz przygotowywać działania ograniczające ryzyko i sposób monitorowania ich realizacji.

Dla kogo pracujemy

Obsługujemy prywatne firmy i instytucje publiczne. Doświadczenie naszego zespołu obejmuje ochronę zdrowia, pomoc społeczną oraz instytucje kultury. Pomagamy zarówno organizacjom potrzebującym stałej obsługi, jak i tym, które chcą rozwiązać konkretną sprawę.

Poznaj doświadczenie Roberta Bryzka i Katarzyny Rydz →

Przykładowe sytuacje i rezultaty

Poniższe przykłady pomagają dobrać zakres. Rezultaty i termin każdorazowo potwierdzamy przed rozpoczęciem zlecenia.

Przygotowanie do kontroli lub przeglądu

Gdy trzeba uporządkować materiały, możemy przygotować listę dokumentów, zestawienie braków oraz plan działań z priorytetami. Zakres nie obejmuje gwarancji wyniku kontroli.

Braki i rozbieżności w dokumentacji

Porównujemy dokumenty z praktyką działania. Rezultatem może być wykaz potrzebnych aktualizacji, uzgodnione projekty procedur i lista zadań dla osób odpowiedzialnych.

Proces, który się zatrzymuje

Przy trudnościach z obiegiem informacji lub podziałem obowiązków możemy opisać przebieg procesu, wskazać miejsca opóźnień i zaproponować podział odpowiedzialności oraz sposób monitorowania zmian.

Stała obsługa czy pojedynczy projekt?

Stała obsługa obejmuje cykliczne wsparcie, uzgodniony sposób kontaktu i przeglądy. Projekt jednorazowy ma określony cel, zakres materiałów, rezultat i termin zakończenia. Pełnienie funkcji IOD ustalamy odrębnie, z uwzględnieniem niezależności tej roli.

Jak wygląda współpraca

1. Rozpoznanie potrzeb

Ustalamy cel, obecną sytuację, dostępne dokumenty i terminy. Określamy, czy sprawę można przeprowadzić zdalnie.

2. Zakres i wycena

Uzgadniamy zadania, rezultaty, odpowiedzialność obu stron, termin i wynagrodzenie. Możliwa jest stała obsługa lub pojedynczy projekt.

3. Realizacja i dalsze działania

Pracujemy na materiałach organizacji, przekazujemy ustalenia i pomagamy wdrożyć uzgodnione rozwiązania. Kolejne potrzeby obejmujemy współpracą po ustaleniu dodatkowego zakresu.